Viên chức văn thư, lưu trữ

Công việc hằng ngày

Việc chính

• Tiếp nhận, đăng ký, phát hành văn bản
• Quản lý con dấu, chữ ký số
• Lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu
• Số hóa, quản lý tài liệu lưu trữ số
• Phục vụ tra cứu, khai thác tài liệu

Nhịp làm việc

Giờ giấc

Giờ hành chính

Ca đêm

Không

Lúc cao điểm

Cuối năm nộp lưu hồ sơ

Làm chủ yếu ở

Văn phòng, kho lưu trữ

Điều nên biết

Điều ít ai nói

• Luật Lưu trữ 2024 (hiệu lực 01/07/2025) công nhận tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý; nghề chuyển mạnh sang số hóa
• Hành nghề dịch vụ lưu trữ (làm cho công ty dịch vụ) cần chứng chỉ hành nghề lưu trữ
• Người biết cả nghiệp vụ lưu trữ và công nghệ số đang được tìm nhiều

Nghề gần giống

• Thư ký, trợ lý giám đốc: Hỗ trợ lãnh đạo, lịch làm việc
• Thủ thư: Quản lý sách, thư viện
• Chuyên viên quản trị dữ liệu: Quản lý dữ liệu số của hệ thống

Có hợp với em không

Đây là gợi ý để em tự quan sát mình, không phải điều kiện loại. Nhiều điều có thể rèn được.

Yêu cầu về sức khỏe, thể chất

Không dị ứng nặng với bụi (kho tài liệu giấy).

Môn học và xét tuyển

Gợi ý chọn môn lớp 10: Chọn Tin học, Lịch sử.

Tổ hợp xét tuyển thường gặp

• C00: Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý
• D01: Toán, Ngữ văn, Tiếng Anh

Tổ hợp và điểm chuẩn thay đổi theo trường, theo năm. Em xem đề án tuyển sinh của trường.

Xem nghề khác theo môn: Lịch sử, Tin học, Ngữ văn

Học ở đâu, theo đường nào

Các con đường vào nghề

Vừa học vừa làm: Có với tuyến trung cấp.

Nếu muốn tự làm chủ

Mặt bằng

Văn phòng, kho đạt chuẩn nếu nhận bảo quản

Giấy phép

Doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ đáp ứng điều kiện theo Luật Lưu trữ; người làm có chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Rủi ro

Trách nhiệm bảo mật tài liệu

Nên có trước

Chứng chỉ hành nghề, kinh nghiệm dự án số hóa

Điều kiện đặc biệt, giấy phép, chứng chỉ

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Luật Lưu trữ 2024, số 33/2024/QH15): người có bằng cao đẳng, đại học ngành lưu trữ được cấp không qua kiểm tra; người có bằng trung cấp trở lên ngành khác phải đạt kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Tuyển viên chức theo quy định về viên chức và từng đơn vị.

Giấy phép hành nghề: Chỉ bắt buộc khi hành nghề dịch vụ lưu trữ; văn thư trong cơ quan chưa cần.

Chứng chỉ, giấy phép bắt buộc

• Chứng chỉ hành nghề lưu trữ · Nơi cấp: Bộ Nội vụ hoặc cơ quan được giao · Áp dụng: Cá nhân hành nghề dịch vụ lưu trữ · Văn bản: Luật Lưu trữ 33/2024/QH15

Chứng chỉ nên có

• Chứng chỉ tin học
• Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư

Thông tin pháp lý cập nhật đến ngày 04/10/2026. Luật có thể thay đổi, em cần xem lại văn bản mới nhất hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi quyết định.

Kiến thức và kỹ năng

Ngoại ngữ: Không bắt buộc.

Cấp độ 0–5 và lộ trình

1. Cấp 0 · Nhận biết

   Bằng chứng: Phân biệt văn thư, lưu trữ, thư viện

   Thời gian thường gặp: 1 buổi

2. Cấp 1 · Làm quen

   Bằng chứng: Sắp xếp, số hóa giấy tờ của gia đình hoặc câu lạc bộ theo danh mục

   Thời gian thường gặp: 1–2 tuần

3. Cấp 2 · Nền tảng

   Bằng chứng: Học xong nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cơ bản; Thực tập chỉnh lý một khối tài liệu có xác nhận

   Thời gian thường gặp: 1–2 năm

   Vị trí: Thực tập sinh

4. Cấp 3 · Sẵn sàng đi làm

   Bằng chứng: Văn bằng ngành văn thư – lưu trữ; Quản lý văn bản trên hệ thống điện tử có xác nhận

   Thời gian thường gặp: Cuối khóa

   Vị trí: Văn thư, nhân viên lưu trữ

5. Cấp 4 · Thành thạo

   Bằng chứng: Chủ trì một dự án chỉnh lý hoặc số hóa; Có chứng chỉ hành nghề lưu trữ

   Thời gian thường gặp: 2–5 năm

   Vị trí: Lưu trữ viên chính

6. Cấp 5 · Dẫn dắt

   Bằng chứng: Phụ trách kho lưu trữ hoặc bộ phận văn thư; Kèm ít nhất 2 người lên cấp 3

   Thời gian thường gặp: Trên 5 năm

   Vị trí: Trưởng bộ phận lưu trữ

Ở công cụ này, em tự ghi nhận được tới cấp 5. Các cấp cao hơn do nơi đào tạo, nơi làm việc hoặc cơ quan cấp phép xác nhận.

Lộ trình theo giai đoạn

Có thể đi sâu hoặc chuyển hướng sang: Văn thư cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Số hóa, lưu trữ số, Dịch vụ lưu trữ doanh nghiệp

Nhu cầu xã hội

Xu hướng

Đang chuyển đổi. Luật Lưu trữ 2024 và chuyển đổi số đẩy nhu cầu số hóa, lưu trữ số; văn thư giấy giảm. Nhận định của người biên soạn. (Độ tin cậy: trung bình)

Tác động của trí tuệ nhân tạo

Thay thế một phần việc. Nhận dạng chữ, phân loại tự động thay việc nhập tay; thẩm định giá trị tài liệu, bảo mật vẫn cần người. Nhận định của người biên soạn.

Mức cạnh tranh

Vừa. Vị trí ở cơ quan nhà nước giảm sau tinh giản; doanh nghiệp số hóa tuyển thêm.

Nơi nhiều việc

Cả nước

Phần này để em tham khảo bối cảnh. La Bàn không dùng nhu cầu xã hội hay thu nhập để xếp nghề nào lên trước.

Hồ sơ cập nhật ngày 04/10/2026.